Jednoduchý nástroj pro organizaci úkolů
Google Tasks je služba založená na tradiční googlovské filozofii, že věci mají být co nejjednoduší. Ano rozhraní úkolovníku je minimalistické a v tom je i jeho největší síla. Dlouhou dobu jsem používal pro správu svých úkolů a projektů manager Remember the milk. Předností Google Tasks je jejich integrace v rámci Gmailu. V menu Gmailu se nachází tlačítko „Úkoly“ (Tasks), pomocí něhož si otevřete miniaplikaci s úkoly. Pravdou je, že většina úkolů a věcí k vyřízení přichází k lidem právě prostřednictvím mailů. Když máte otevřený konkrétní e-mail, použijete tlačítko „Přidat do úkolů“ a mail necháte být (viz video).
Úkolovník umožňuje budovat seznamy úkolů, tak abyste mohly odděleně spravovat jednotlivé pracovní projekty. Úkol si zatřídíte a, když je chvíle pro jeho vyřízení, můžete si prostřednictvím odkazu „Související e-mail“ otevřít podrobnosti, které máte ve zprávě. Příjemným vedlejším efektem je, že když email přidáte mezi úkoly nemusíte ho držet v přijaté poště a děláte si tak pořádek ve schránce. Mnozí si udržují úkoly právě v podobě mailů v inboxu své pošty, což pak snadno může způsobit zahlcení. Aplikaci s Google Tasks si můžete přidat i na plochu iGoogle, což třeba mně osobně vyhovuje pro každodenní rekapitulaci hotových věcí. Sympaticky jednoduché:
Inspirace metodou Getting Things Done
To jak si organizujete práci značně ovlivňuje i Vaší výkonnost. Vím, že je teď doba, kdy je populární prosazovat nějakou „skvělou“ novou metodu. Jednou z nich je i Getting Things Done (česky Mít vše hotové). Nejsem žádný fundamentální zastánce tohoto způsobu práce, nicméně musím říct, že mě autor David Allen skutečně donutil přemýšlet o tom, jaké návyky by mi mohly usnadnit život. Teď nečekejte podrobné vysvětlení metody Getting Things Done, podělím se jen o několik dílčích přínosů, které by Vás mohly inspirovat. Základní poznatek: při práci mě vysiluje nutnost pamatovat si, co mám všechno za den stihnout. Jenže tohle není práce pro mě, ale pro můj úkolovník. Proto si všechno rovnou zaznamenávám a věc vypouštím z hlavy. Každý můj projekt má dva seznamy úkolů – jeden je pro aktuální urgentní věci a druhý pro záležitosti, které nespěchají nebo mají povahu rychlých nápadu, o jejichž použitelnosti budu muset ještě rozhodnout. Úkoly si zapisuju ručně nebo je vytvářím automaticky z emailů (funkce „Přidat do úkolů“).
Diář i úkolovník
Věci, které je třeba udělat v konkrétním čase, zaznamenávám do diáře. To je taky jedna z důležitých Allanových rad: Nepište si do diáře věci, které lze udělat stejně dobře v pondělí nebo ve středu. Když si úkol zapíšete na pondělek a nakonec ho nestihnete, budete ho muset přepisovat na pozdější datum. Diář mějte pouze na záležitosti vázané na konkrétní čas a úkolovník (může to být Google Tasks nebo jen papírová kartička) na záležitosti, které můžete udělat kdykoli během týdne. Já za sebe přidávám radu dělit úkolovník na seznamy urgentních věcí a nápadů, které nespěchají nebo budou zavrhnuty.