Chod rodinné firmy mi přinesl řadu zkušeností. Pro práci se snažím využívat webové aplikace, které jsou dostupné zdarma. Na internetu mě baví právě to, že spousta užitečných nástrojů je dostupných všem. Peníze je lepší využít pro online marketing, reklama se zadarmo prostě udělat nedá. O zajímavé tipy pro práci v online prostředí se rád podělím. Nepřinesu nic nového, jen shrnu staré známé věci, které mně osobně (už dlouho) pomáhají. Psaní mi také umožňuje znovu o způsobech práce s odstupem přemýšlet.
Z Gmailu spravujte několik mailových účtů
Jádrem každodenní práce zůstává i u nás mailová schránka. Potvrzovat zákazníkům objednávky, odpovídat na dotazy z poradny, objednávat zboží od dodavatelů – to je jen malý výčet každodenních úkolů. Jako nejefektivnější se nám ukázalo vytvořit si účet na Gmailu, na který si necháváme přeposílat veškerou poštu z našeho firemního serveru. Z Gmail účtu je možné psát přes aliasy, a tak odesíláme maily jako magda.sibkova@cestaprirody.cz nebo jako tomas.sibek@cestaprirody.cz. Další maily k Gmail účtu lze přidávat v nastavení v záložce Accounts and Import. Velmi se nám osvědčila funkce „Reply from the same address the message was sent to“, díky které automaticky odvídáte vždy z toho emailu, na který jste zprávu přijali, což je praktické v případě, že do Gmail schránky chodí maily z několika účtů najednou.
Nechte si poštu protřídit automaticky
Protože s Magdou pracujeme oba dva v jediném Gmail účtu, používáme také filtry, které nám předběžně třídí doručené maily. Každý z nás používá několik labelů (chytřejší analogie složek pro archivaci mailů). Ideální tedy je vytvořit takový filtr, který v případě že je mail zaslán Magdě nezařadí zprávu do doručené pošty (inboxu), ale rovnou jej přesune mezi maily s labelem Magda. Já si stejným způsobem třídím maily na osobní a pracovní záležitosti.
Mějte prázdnou schránku s doručenou poštou – Zero Inbox
Zpětně jsem zjistil, že nevědomky aplikuje pracovní metodu Zero Inbox (česky Prázdná složka s doručenou poštou). Filtry doručenou poštu automaticky třídí a inbox nám slouží jen jako místo, kam ručně přesunujeme jen zprávy k urgentnímu vyřízení. Prakticky je tedy inbox většinou prázdný. Musím říct, že se to velmi osvědčilo. Když si totiž necháváte všechnu poštu takto dopředu protřídit, můžete potom mnohem pohodlněji pracovat. Některé labely označují pracovní maily, jiné poštu od přátel, některé labely potom při vyřizování vyžadují plné soustředění, zatímco labely označující poštu od kamarádů lze řešit i unavenější, protože tam na nějakém překlepu nesejde. Člověk tak může rozumně koordinovat svojí práci při vyřizování mailů. Můžu říct, že když jsem na tuto metodu přešel, značně mi to ušetřilo spotřebu mojí energie. Nejvíce mě vždycky vysiloval pohled na doručenou poštu, kde na mě čekalo 50 zpráv. Už dopředu se mi do toho nechtělo. Nyní vidím, že mám 20 mailů do firmy, 12 zpráv od kamarádů a 10 mailů o dění na Facebooku (ty ani neotvírám a rovnou je značuji jako přečtené :-).
Nemažte žádné maily, archivujte je
Poslední třešničkou na dortě, kterou na Gmailu opravdu oceňuji, je archivace. Gmail postavil svůj marketing na tom, že poskytuje přes 7 GB prostoru (a nabízený objem stále roste, nemluvě o tom, že když potřebujete víc, můžete si účet ještě rozšířit). Reálně většina uživatelů spotřebuje samozřejmě o hodně méně místa. Nicméně tento luxus přímo vybízí k tomu, abyste nic nemazali. Namísto tlačítka „delete“ (smazat) je v Gmailu preferovanější tlačítko „archive“ (archivovat). Díky archivaci se můžete i ke starým věcem kdykoli vrátit. Mail snadno vyhledáte přes vyhledávací pole. Kolikrát už mi tahle funkce odlehčila těžkou hlavu. Já maily opravdu skoro nikdy nemažu.